与一个 学费收入下降, 高级官员感到有压力，要求他们从校友捐款中获取收入，以支持他们的学校. 释放捐赠资金的关键是 个性化-细分校友，定制服务，以最有效地吸引过去的学生. 然而, 进步 offices can only personalize their messages and audience segmentation with the information they have available; incomplete or outdated alumni databases can cause alumni departments to miss out on valuable engagement opportunities.
许多高等教育机构努力保持一个良好的记录和当前的校友数据库, 从如何收集过去学生最有价值的信息到最好的软件来存储这些数据，这些都是挑战. 然而, 为校友关系部门维护一个有效的校友数据库是很容易做到的. 继续阅读，了解如何刷新你的校友数据库, 确定了校友, 选择最佳的基础设施进行管理, 并收集最有价值的数据，以更好地理解和沟通你的校友.
建立你的校友数据库管理团队
发展一个有效的校友数据库的第一步是确定将参与这个过程的利益相关者. 建立校友数据库管理团队有助于确定不同部门和工作人员将在数据库管理和校友外展中发挥的作用. 通过组建这个团队, 所有相关的利益相关者可以决定他们将在收集和维护校友信息方面发挥的作用，并可以一起权衡 制定有效的治理政策 支持访问高质量的数据. 校友关系, 进步, 市场营销和通信, 信息技术部门可能都在维护校友数据库方面发挥作用.
一旦团队形成, 成员可以聚在一起确定最重要的重点领域来改进数据库. 数据库可能包含来自失踪校友的过时信息或记录, 是否容易受到安全威胁, 或者不提供确定潜在捐赠者所需的数据点. 通过关注最需要改进的领域, 团队可以将角色分配给相关的涉众，并为改进的维护制定策略. 在实施这些变更时，这个团队应该定期开会，以确定战略的进展情况，并在需要时进行调整.
选择您的基础设施
校友数据库管理团队应该决定他们是否想要改进现有的基础设施，还是寻求其他数据管理平台. 一些高级办公室使用电子表格来记录他们的校友数据, 而其他人则购买校友数据平台. 的 team should determine their budget constraints and priorities when considering new platforms; while spreadsheets are a useful, 低成本或免费选择, 昂贵的数据库软件可能提供更多的存储空间或有用的数据过滤功能. 此外，高等教育软件提供商往往 提供基于云的系统, 它可以让校友和学校更新数据，并将不同的数据库连接在一起，以更好地管理学校.
机构在决定其基础设施时应考虑到其具体需求. 规模较小的商学院可能会选择使用电子表格管理更少的校友, 而拥有多个分支机构的大学校可能需要更大的, 基于云计算的系统. 校友数据库管理团队还应该考虑谁和多少工作人员将直接维护数据库. 如果维护人员较少，或者数据库将由人力资源或市场营销等部门管理，而这些部门可能对校友没有深入的了解, 具有智能自动化的软件 对于重复的任务，有效的过滤工具可以减轻手工的负担. 此外, 校友部门应该与他们的信息技术部门会面，讨论他们平台的潜在安全漏洞，并决定要采取的行动 保护他们的数据 并在网络攻击时有效应对.
确定要收集的数据属性
数据库管理团队应该确定他们需要从校友那里收集的数据属性，以最有效地个性化他们的推广活动. 确定哪些属性可以告知校友是谁, 它们是关于什么的, 暗示可能或过去给予的迹象, 首选的沟通渠道告知在哪里和如何最好地吸引特定的校友. 学校应该评估他们能够收集哪些数据，并过滤掉那些会使数据库混乱的不必要信息. 例如，过去的学生在注册时所修的课程 可能不会提供太多的价值 与学生目前的工作或他们所追求的高等教育的数据相比. 通常，校友数据库应该包含 最新的联系信息 以及毕业后就业信息, 教育, 电子邮件的回复率, 过去给, 和通信首选项.
许多有价值的数据来源仍未被校友办公室利用. 的 美国邮政总局 提供一个地址管理数据库，学校可以识别校友的当前地址，以进行邮件通信. 像LinkedIn这样的专业社交网站对于识别新的校友统计数据是无价的, 包括更新的职位名称和详细的工作历史信息，可以更好地了解捐赠者的研究生经历. 此外, 监控标签和关键字 校友在谈论大学和追踪校友参与活动中表现最好的内容时，可以增加有用的信息，了解校友对这所大学的看法——以及他们捐款的可能性有多大.
让校友收集有价值的数据属性
除了从网上获取数据, 校友数据库管理团队也可以直接邀请校友来收集他们的信息. 允许校友自我报告联系信息的网站门户, 给予和沟通偏好, and other attributes can be invaluable; there is compelling evidence that these sources are quickly becoming a 最新校友数据的主要来源. Periodic alumni surveys and campaigns that request alumni information can also provide alumni data; however, 要吸引校友，让他们贡献自己的信息，可能会很困难. 为了吸引校友，学校可以 提供福利或奖励 为他们参与数据收集. 例如, 参加者可以参加抽奖活动，为学校的运动队赢得礼品卡或比赛门票.
学校可以有效地针对特定的校友 与校园组织或项目合作 校友参与其中. 俱乐部, 希腊组织, 专业协会, 毕业班级或专业的大使可以与校友办公室联系，向过去的学员索取最新信息，以便进一步交流. 这在吸引校友时提供了一种个人的接触，他们可能会更多地关注与一个喜爱的过去的俱乐部联系的请求，而不是给所有校友发电子邮件.
安排维修
收集校友信息只是战斗的一半——校友办公室必须对其数据库进行清理和定期维护，以保持其可用和最新. 如果学院内的不同部门和组织对校友的数据保持独立，数据可能会混淆, 重叠或提供相互矛盾的数据，威胁到有效的校友参与战略. 是至关重要的。 在数据库上交流信息 以及将其更新到所有相关部门的程序，以确保只有一个数据库正在部署和正确更新. 负责维护可访问数据的团队成员应该定期重访数据，以纠正任何拼写错误或添加不完整的记录，同时删除可能影响数据分析的重复配置文件.
校友数据库管理团队应该决定计划对数据库的维护频率. 电子邮件活动应该触发对数据库的评估 监控反弹支持; bounce backs can identify alumni whose contact information needs to be updated before they become lost to the system. 的 team can determine how often to launch engagement campaigns or surveys to pull updated alumni information based on the needs of the organization; these can also coincide with periods for general database cleaning and refreshing so the system is always “alive” with current alumni information.
